Laatste update: 5 oktober 2025

Deze gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van de mobiele applicatie “Prism” (hierna: “de App”), aangeboden door Mindloom, gevestigd te Rhenen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97426628 (hierna: “wij” of “ons”). Deze voorwaarden worden ook getoond bij registratie in de app. Door de App te installeren of gebruiken, ga je akkoord met deze voorwaarden.

1. Aanvaarding van de voorwaarden

Door de App te downloaden, installeren, openen of gebruiken, ga je akkoord met deze gebruiksvoorwaarden. Indien je niet akkoord gaat met deze voorwaarden, dien je de App niet te installeren of te gebruiken.

2. Gebruik van de App

Je krijgt een persoonlijk, beperkt, herroepelijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de App te gebruiken voor jouw eigen zakelijke doeleinden als coach. Elk ander gebruik is niet toegestaan zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.

3. AI-output en gebruiksrechten

De App stelt jou in staat om audio-opnamen te maken van coaching-sessies, deze te transcriberen en via een geïntegreerde AI-functionaliteit bevraagbaar te maken. De door AI gegenereerde inzichten en antwoorden (hierna: “AI-output”) mogen door jou intern worden gebruikt en gedeeld met de coachees die bij de betreffende sessies betrokken waren.

Je verkrijgt hiervoor een persoonlijk, niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht. Hergebruik, reproductie, of commerciële exploitatie van AI-output buiten jouw eigen coachingspraktijk is niet toegestaan zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.

4. Geen medisch of diagnostisch gebruik

De App is uitsluitend bedoeld als hulpmiddel voor persoonlijke reflectie en professionele ondersteuning. Het is geen medisch, psychologisch of diagnostisch instrument.

Het is uitdrukkelijk verboden om de App of de AI-output te gebruiken als enige of doorslaggevende basis voor beslissingen met betrekking tot:

• Werving
• Beoordeling
• Promotie
• Beëindiging van een arbeidsovereenkomst
• Andere werkgerelateerde beslissingen

Gebruik voor zulke doeleinden vereist altijd aanvullend menselijk toezicht en professionele beoordeling. Je bent als gebruiker zelf volledig verantwoordelijk voor de wijze waarop je AI-output interpreteert en toepast.

5. Aansprakelijkheid en gebruik op eigen risico

Wij spannen ons in om de App correct te laten functioneren, inclusief de functies die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI). Als gebruiker erken je dat AI-systemen fouten kunnen maken of onjuiste, misleidende of irrelevante informatie kunnen genereren (zogeheten ‘hallucinaties’). De gegenereerde output is automatisch tot stand gekomen en kan onvolledig of onjuist zijn.

Jouw verantwoordelijkheid

Als gebruiker ben je te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het kritisch beoordelen en verifiëren van de door de App gegenereerde inzichten, voordat deze worden gebruikt of gedeeld met derden, waaronder coachees. De AI-output is bedoeld ter ondersteuning van professionele besluitvorming, maar vormt nooit een vervanging van je eigen professionele beoordeling.

Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit het gebruik van AI-output, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid aan onze zijde.

6. Verwerking van persoonsgegevens

Voor zover Mindloom persoonsgegevens verwerkt namens jou als gebruiker, bijvoorbeeld bij het opnemen, transcriberen en analyseren van coaching-sessies, treedt Mindloom op als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In die gevallen ben jij als gebruiker de verwerkingsverantwoordelijke. Door akkoord te gaan met deze gebruiksvoorwaarden, gaat je akkoord met de verwerkersovereenkomst zoals opgenomen in Bijlage 2.

Rechtsgeldige grondslag vereist

Je verklaart dat je beschikt over een rechtsgeldige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in opgenomen sessies. Indien deze gegevens bijzondere persoonsgegevens betreffen, zoals informatie over:

• Gezondheid
• Religie
• Levensovertuiging
• Seksuele geaardheid

is op grond van artikel 9 lid 2 sub a AVG uitdrukkelijke toestemming van de coachee vereist. Zonder deze voorafgaande toestemming mag de App niet worden gebruikt voor het verwerken van dergelijke gegevens. Mindloom aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor het ontbreken van een geldige rechtsgrondslag of toestemming in dit kader.

AI-verordening

Als gebruiker erken je dat de App niet is ontworpen of bedoeld voor hoog-risicotoepassingen in de zin van de Europese AI-verordening (AI Act). Mindloom aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gebruik dat in strijd is met deze beperkingen.

7. Gebruikersinhoud

Je bent zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de door jou geüploade audio-opnamen en gegevens. Je verklaart dat je toestemming hebt van de betrokken coachees om opnamen te maken en te verwerken via de App. Je vrijwaart ons tegen alle aanspraken van derden die stellen dat jouw gebruik van de App onrechtmatig is of inbreuk maakt op hun rechten.

Datagebruik en privacy

Je bent verantwoordelijk voor het voldoen aan privacywetgeving ten aanzien van coachees. Mindloom aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van verwerking van persoonsgegevens in opgenomen sessies.

Sessiegegevens en AI-output worden NIET gebruikt voor:

• Analyse
• Optimalisatie
• Modeltraining

zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van jou als gebruiker.

Als gegevens worden gebruikt voor verbeterdoeleinden, gebeurt dit uitsluitend op basis van volledige anonimisering.

8. Beëindiging en verwijdering gegevens

Je kunt je account op ieder moment beëindigen. In dat geval worden je persoonsgegevens, audio-opnamen, transcripties en AI-output verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

9. Verboden gebruik

Je mag de App niet:

• Doorverkopen, verhuren of sublicentiëren
• Op andere wijze beschikbaar stellen aan derden
• Reverse engineering toepassen of proberen de broncode te achterhalen
• Gebruiken voor onrechtmatige doeleinden
• Gebruiken op een wijze die andere gebruikers kan schaden

10. Intellectuele eigendom

Alle rechten, inclusief maar niet beperkt tot auteursrechten en databankrechten, op de App en de onderliggende technologie berusten bij ons of onze licentiegevers. Niets in deze voorwaarden impliceert overdracht van intellectuele eigendomsrechten.

11. Wijziging van deze voorwaarden

Wij kunnen deze gebruiksvoorwaarden wijzigen. De gewijzigde voorwaarden worden van kracht op het moment dat deze binnen de App of via onze website beschikbaar worden gesteld. Door de App te blijven gebruiken na wijziging, aanvaard je de aangepaste voorwaarden.

12. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Arnhem.

13. Contact

Voor vragen over deze voorwaarden kun je contact met ons opnemen via [email protected].

Bijlage 1 — Subverwerkerslijst

Laatste update: 5 oktober 2025

In het kader van onze dienstverlening maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde derde partijen (subverwerkers) voor de verwerking van persoonsgegevens. Hieronder volgt een overzicht van deze partijen, hun rol en locatie.

Wij evalueren deze partijen periodiek en zorgen ervoor dat zij passende technische en organisatorische maatregelen treffen, in overeenstemming met artikel 28 AVG.

Bijlage 2 — Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst (hierna: “Overeenkomst”) is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Mindloom, gevestigd te Rhenen, ingeschreven bij de KvK onder nummer 97426628 in opdracht van jou als gebruiker van de App (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”).

1. Onderwerp en duur

Deze Overeenkomst geldt zolang Mindloom persoonsgegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke via het gebruik van de Prism-app.

2. Doeleinden van de verwerking

Mindloom verwerkt persoonsgegevens in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend voor:

• Opname van coaching-sessies
• Transcriptie van audiobestanden
• Analyse en beantwoording van vragen op basis van sessiegegevens (AI)
• Hosting en beschikbaarstelling van output

Bijzondere persoonsgegevens

Indien bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals gezondheidsgegevens, verklaren partijen dat dit uitsluitend gebeurt op basis van uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, te verkrijgen door de Verwerkingsverantwoordelijke (de coach), conform artikel 9 lid 2 sub a AVG.

Let op: Verwerker zal de persoonsgegevens uitsluitend verwerken in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke, en zal deze gegevens niet gebruiken voor trainingsdoeleinden van algoritmes of AI-modellen, tenzij dit schriftelijk en afzonderlijk is overeengekomen en gebaseerd is op specifieke, vrijwillige toestemming van de betrokken gebruiker.

3. Categorieën gegevens en betrokkenen

Gegevens:

• Audio-opnames
• Transcripties
• Gegenereerde tekst

Betrokkenen:

• Coachees van de Verwerkingsverantwoordelijke

4. Subverwerkers

Zie Bijlage 1 voor een actueel overzicht. Mindloom sluit met deze partijen verwerkersovereenkomsten of gebruikt standaardcontractbepalingen waar nodig.

5. Beveiliging

Mindloom neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:

• Versleuteling van data
• Toegangscontrole
• Logging

6. Verzoeken van betrokkenen

Indien een betrokkene (zoals een coachee) een verzoek richt tot Mindloom, zal Mindloom dit verzoek zonder onnodige vertraging doorsturen naar Verwerkingsverantwoordelijke.

7. Meldplicht datalekken

Mindloom stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld op de hoogte van een datalek, met vermelding van:

• Aard
• Omvang
• Verwachte impact

Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor melding aan de toezichthouder of betrokkene.

8. Bewaartermijn en verwijdering

Bij beëindiging van de relatie verwijdert Mindloom alle sessiegegevens, tenzij wettelijk anders vereist.

9. Geheimhouding

Mindloom garandeert dat haar medewerkers gebonden zijn aan geheimhouding met betrekking tot de verwerkte gegevens.

10. Audit

Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt Mindloom informatie over haar beveiligingsmaatregelen en naleving van deze overeenkomst of faciliteert een audit in overleg, indien wettelijk vereist.

11. Overige bepalingen

Deze Overeenkomst maakt integraal onderdeel uit van de gebruiksvoorwaarden van Mindloom.